[비즈니스 영어 이메일] 영문메일 작성 방법을 단계별로 몽땅 정리해 봤다

한국은행의 통계에 따르면, 한국의 수출입 의존도 (수출입의 대GNI비율) 가 매년 80%가 넘는다고 합니다. 다른 나라 평균과 비교하면 엄청 높은 숫자인데요. 

좋고 나쁘고를 떠나, 수출입 금액이 나라 전체 소득의 8할을 넘는다고 하니, 간단히 비율로만 따지면 우리나라의 비즈니스는 대부분 무역과 관련되어 있다고 해도 과언이 아닐 듯 합니다. 

그리고 무역에서 가장많이 사용되는 커뮤니케이션 수단이라고 하면 단연 비지니스 영어 이메일이라고 할 수 있겠지요. 그만큼 비즈니스 영어 이메일은 중요하다고 할 수 있는데요.

그래서 이번 포스트에서는 비즈니스 영어 메일의 작성방법에 대해 단계별로 정리를 하고, 주의점에 대해 짚어 보도록 하겠습니다.  

STEP1 대상의 특정 후 이메일의 스타일 선택

업무용 이메일을 작성할 때, 대상을 특정할 필요가 있습니다. 예를 들어, 처음 문의를 해온 잠재고객이 대상인지, 대리점이나 서플라이어가 대상인지 대상을 특정합니다. 

그리고 가능하면 이메일을 쓰는 목적에 대해서도 떠올려 보며 메일의 스타일을 선택합니다. 내가 필요한 곳이며 다소 개인적인 친분이 있을 경우, 캐주얼한 스타일도 좋지만, 늘 "프로페셔널" 해야 합니다. 

특히 다소 친분이 있는 고객으로부터 클레임이 왔을 경우 프로페셔널하지 않은채 친분만 내세우면 좋지 않은 결과를 초래할 수도 있습니다. 

또한 이메일은 목적달성 뿐만아니라, 자신과 회사를 대표한 얼굴이며, 기록으로도 남기 때문에 늘 주의를 해야 합니다.

STEP2 제목의 선택

비지니스 영어 이메일의 제목은 단순 명료해야 합니다. 하지만 너무 단순한 것은 금물이며, 받는사람이 내용을 파악하고, 나중에 검색을 위해 판매 제품 이나 인보이스 번호 등을 넣어서 구체적으로 작성합니다. 

특히 동일한 대상과 동일한 비지니스를 하는 경우, 번호 등을 타이틀에 넣이 않으면 나중에 검색에 낭패를 보는 경우가 종종있습니다. 참고로 메일 클라이언트 (프로그램, 어플) 에 따라 다르겠지만, 잘리지 않고 확인이 가능한 5~6 단어 30자 내외로 적는 것을 추천합니다. 

제목 쓰기에 대해서 더 자세한 내용은 다음의 기사를 참조하여 주세요. 비즈니스 영어 이메일의 올바른 제목 쓰기 방법과 예문

STEP3 호칭과 인사말 작성

비지니스 이메일은 문서보다 약간 캐주얼해도 용서?되는 분위기이기도 해서, 중요한 고객인데도 상대방에서 캐주얼하게 나오면 "나도 그냥 이름으로 불려부러?" 하고 헷갈릴 때가 있습니다.

정답이 없어서 단정하기는 어렵지만 STEP1에서 대상을 정하고 스타일을 결정한대로 써 나가면 좀 더 생산적이 될 수 있으리라 생각합니다. 일반적인 경칭은 아래와 같습니다. 

Dear + 호칭 + 성 

Hello Lee 

Hi Sangmu   

이름앞에 붙이는 호칭은 아래와 같습니다. 

남자일경우 Mr. 

여자일경우 Ms.(기혼/미혼) / Mrs.(기혼) / Miss(미혼)  

인사말 뒤에 세미콜론 (;)이나 콜론 (:)을 사용할 수있는 경우도 있지만, 전자 메일을 작성할 때는 생략하거나 일반적으로 쉼표 (,) 를 사용하는것이 일반적입니다.  

STEP4 인사말 작성

아무리 비즈니스 이메일이 간단 명료 (Brief and Clear) 해야 한다고 하더라도,  인사말은 적는 것이 좋습니다. 이는 일본어도 마찬가지 입니다. 

이메일 또는 문의 사항에 대한 인사말 : Thank you very much for your interests in Tagilog (탁이로그에 관심을 가져 주셔서 감사합니다) 

빠른 응답에 대한 인사말: Thank you very much for the prompt reply. (정중) Many thanks for the prompt reply. (정중) Thank you for the/your quick response (덜 정중함)  

STEP5 본문 쓰기

인사말이 끝나면 메일의 본문을 적습니다. 비지니스 영어 이메일의 본문 작성의 경우 구체적인 예를 드는 것은 어려우니 기본적인 포인트에 대해서 언급을 하자면;

• 간결하게(Brief).
• 기본적으로 가장 중요하게 생각해야 할 사항입니다. 프로페셔널할 뿐만 아니라, 불필요한 정보를 차단하여 자신과 상대방의 생산성에 기여한다는 점을 잊지 말아야 합니다.

• 줄임말은 피하고 정중한 문체를 사용한다.
• Please
• Can -> Could
• WIll -> Would 로 쓴다.

• 적절한 간격 사용 : 여러 단락이 필요한 경우에는 그 사이에 공백을 두어야합니다.

• 파일을 첨부했을 경우 그 사실을 알림
  • 첨부 한 첨부 파일을 명확하게 기술하여 받는사람이 잃어버리지 않도록 배려합니다.

 

STEP6 이메일 마무리와 끝인사 선택 

이제 비지니스 이메일의 본문 작정이 끝났다면, 다시한번 감사를 표하거나 답신을 종용하는 내용 등으로 마무리합니다.

• Thank you again for visiting Tagilog.
• I am looking forward to hearing from you soon.

마무리의 문구 다음에는 끝인사를 선택합니다. 손편지도 아니고 촌스럽게 끝인사이냐구요? 네 저도 동의하지만, 고객도 그렇게 생각하고 있을까요? 

끝인사에 대한 자세한 내용은 아래글을 참조해 주세요. 비지니스 영어 이메일 끝인사 "Best regards" or "Sincerely yours" or "Best wishes" 의미와 차이?

STEP7 [교정] 보내기 버튼을 누르기전 반드시 확인할 것

작성이 다 끝나면 다음 할 것은 보내기의 빨강 버튼이 잽싸게 누르고 커피마시러 갑니다. 아냐아냐아냐!!!!!!!! 반드시 빨강 버튼의 유혹을 뿌리치고 다시 한번 읽어 봅니다. 

가능하면 차분하게 한 단어 한단어 읽기를 권합니다. 그리고 복수 어카운트를 사용하는 경우에는, 메일 마지막 서명을 포함해 보내는 사람이 적절히 선택되어 있는지도 확인을 하고 보내도록 합니다. 

오늘은 비지니스 영어 메일의 작성 방법을 정리해 봤습니다. 이제일 작성에 도움되셨기를 바라며, 이메일 작성에 대해 궁금한 점이 있으시다면 아래로 문의를 주세요.

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