비지니스 영어 이메일을 쓸 때 제목에서 고민했던 적 없으신가요? 특히 처음 이메일로 비지니스 메일을 보내야 할 때는 많이 신경이 쓰이는 것 같습니다.
그런 분들을 위해서 오늘은 탁이가 약 12년간 해외영업을 하면서 익힌 몇 가지 노하우와 함께 예문을 소개해 드리도록 하겠습니다.
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목차 1. 영어 이메일 제목 작성의 원칙 2. 영어 이메일 제목 작성의 요령 3. 영어 이메일 제목 사례/예문 |
1. 영어 이메일 제목작성의 원칙
이메일의 제목을 쓸때,길지도 짧지도 않게, 내용을 구체적으로 적는 것. 그야말로 "간단 명료 (Brief and Clear)" 가 대원칙이라고 봐야 할 듯 합니다. 특히 상대방이 하루 수백통씩 처리는 해야하는 사람이라면, 간단명료야말로 상대의 생산성에 기여하는 큰 배려이기도 하기 때문입니다.
간단히
최대 50자 이내 5~6단어 정도로 쓰면 좋을 듯 하며, 제목을 비워두는 것은 금물입니다. 상대방이 어떤 메일 클라이언트를 쓰는가에 따라 다르겠지만, 제목란을 벗어날 필요는 없습니다. 어쩔 수 없이 길어 진다면 중요한 점(Quotation request, Urgent 등) 을 앞에 쓸 수 있도록 합니다.
BUT! 너무 간단해도 NG
예를들어, · Appointment · Hello. · Mr. White · Important! · Test · Call Me !!! 간결한 것이 좋다고 해도 너무 간단해도 안되는게, 받는 사람입장에서 보면 막연하게 느껴지고 때론 "콜미라니?? 아쉬우면 니가해라" 하고 건방지다고 생각할 수 도 있습니다. 또한 너무 추상적인 제목은 프로그램에서 스팸으로 인식되 편지함(inbox)에 들어가지도 못하고 휴지통행이 될 수 있습니다.
명료=구체적으로
대전제에서도 말했듯이 간결히 하되 구체적으로 쓰는 것이 바로 포인트라고 할 수 있습니다. 예를 들어 Update Me on the Chai-Labo Project - 차이라보 프로젝트에 대해 보고 요망 그런데 만일 그냥 주문을 하거나 내용이 매우 간략한 경우에는 자신의 이름이나 직책과 사명을 적어주는 것도 구체화 시키는 한 방법이라 하겠습니다. New Purchase Order from Chai Labo - 차이라보에서 새로운 주문
2. 영어 이메일 제목작성의 요령
그러면 실제도 어떻게 쓰면 되는지 주요한 요령을 소개 하겠습니다.
키워드를 사용하여 정형화 시킬것
상투적이라고 하면 좀 부정적인 느낌이 들 수도 있어서, 정형화라고 썼습니다. 메모같은 곳에 문두에 넣을 키워드를 준비해 둡니다.
예를 들어
Invoice (송장) · Date (날짜) Month, Day + th / rd 예 : May, 23rd · Relocation (이전) · Change (변경) · Budget (예산) · Order Number (주문 번호) · Quotation (견적) · Confirmation (확인) · Reservation (예약) · Update (업데이트)
등등을 준비해서 반복해서 사용합니다. 강추하고 싶은 방법이고, 실제 생산성 향상에도 큰 도움이 됩니다.
스펠링은 생략하지 않고 정중하게
문두에 쓰는 RE: 는 제외하고는 생략체 특히SNS에서 사용하는 w/(with) 혹은 'cuz(because) 등은 사용하지 않습니다. 이모티콘도 사용하지 않습니다.
대소문자에 어느정도 주의한다
신문 서적 등에 적용되는 대소문자철자규칙(capitalization rules)이라는 것이 있는데, 이메일에 이 규칙이 적용되는가하면 꼭 그렇지는 않습니다.
하지만 이메일의 제목도 타이틀인 이상 기본적인 룰을 적용하면 상대방이 편안할 것이라 생각됩니다. 하지만 그러나 어떤 견해에서도 "일반 문장과 마찬가지로 첫 번째 단어의 첫 글자는 대문자" 및 " 모두 대문자 (ALL CAPS)의 표기는 엄금 '이라는 점은 일치하고 있습니다.
모두 대문자를 쓰면, 상대방이 악을 쓰고 있는것처럼 느껴진다네요^^ 그래도 중요한 메일 작성할 때 주의하면 좋을 두가지 룰을 소개하겠습니다.
포인트 1: 모든 단어의 첫 문자는 기본적으로 대문자
예: Confirming Your Order
포인트 2 아래 세가지 품사는 소문자로
다음의 세 가지 품사는 제목에 들어 있어도 첫 글자는 소문자로 씁니다.
- 접속사 (and, or, but, nor, yet, so, for)
- 관사 (a, an, the)
- 전치사 (about, at, by, in, to, of, up, for, off, on..)
예: Confirm the Order from Chai-Labo on June 21st
3. 영어 이메일 제목 사례 예문
비즈니스 영어 이메일에서 자주 사용하는 제목을 소개합니다.
RE: ~ (~건에 대해 Regarding)
예: RE: the Proforma Invoice (프로포마 인보이스건에 대하여)
Request for ~ (~ 의뢰)
예: Request for Your Company's Catalog (카탈로그 의뢰의 건)
Reminder:~ (~에 대해 재환기)
예: Reminder: Request for Your Company's Catalog
Question about ~ (~에 대한 질문)
예: Question about our Visit on May 1st (5월 1일 방문에 대한 질문)
Invitation to ~ (~ 초대)
예: Invitation to Chai-Labo's Christmas Party (크리스마스 파티에 초대)
Inquiry regarding ~ (~에 대한 문의)
예: Inquiry regarding Chai-Labo's Service. ( 차이 라보의 서비스에 대한 문의)
Order Confirmation on ◯◯ (◯◯ 주문 확인 건)
예: Order Confirmation on 3400mini (3400mini에 대한 주문 확인의 건)
Quotation for ~ ( ~대한 견적)
예: Quotation for Chai-Labo's Basic Website Package.
Error in ~ (~에 대한 실수 건)
예: Error in Invoice No. 333 (333번 청구서의 실수들
Change of ~ (~의 변경)
예: Change of Meeting Time 금요일 회의 시간 변경
Thank You for ~ (~에 대해 감사합니다)
예: Thank You for the Video Conference Yesterday. (어제 영상회의해 주셔서 감사합니다)
Final notice on ~ ( ~에 대한 최종 통보 )
예: Final Notice on Monday Meeting. (월요 회의에 대한 최종 통보)
Announcement (안내, 공지)
Chai-Labo Announcement (차이라보 공지)
4. 정리
이상으로 실패하지 않는 메일 제목 쓰기에 대해 포스팅을 했습니다. 그래도 영문 메일을 쓰기가 여려운 분들, 갑자기 영어로 메일을 써야하는 분들을 위해 영어 이메일 작성대행 서비스를 실시하고 있습니다.
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